Condivisione schermo: cos’è, come funziona e perché migliora l’efficienza

La condivisione schermo è oggi una delle funzionalità più utilizzate nelle aziende che lavorano in modalità ibrida o distribuita.

Riunioni, presentazioni, supporto tecnico e attività operative passano sempre più spesso dalla possibilità di mostrare in tempo reale documenti, dati e applicazioni.

Tuttavia, condividere lo schermo senza gli strumenti adeguati può esporre l’azienda a rischi di sicurezza e di protezione dei dati: informazioni riservate mostrate involontariamente, accessi non autorizzati, mancanza di controllo su ciò che viene condiviso, gestione dei dati da parte di provider esteri.

Per far convivere efficienza e sicurezza, sempre più aziende scelgono piattaforme di Unified Communication (UC), che integrano condivisione schermo, videoconferenze, chat e chiamate in un unico ambiente protetto.

Grazie a queste tecnologie, la condivisione dello schermo – così come tutte le attività di comunicazione e collaborazione – non solo diventa più rapida, ma anche più efficace. Ecco perché.

Condivisione schermo: cuore della collaborazione a distanza

La condivisione dello schermo, o desktop sharing, è una funzione centrale in qualsiasi piattaforma UC. Permette di mostrare in tempo reale una presentazione, un report, una dashboard o anche solo come usare un’applicazione.

Il valore aggiunto? Tutti i partecipanti vedono la stessa cosa nello stesso momento, a prescindere da dove si trovano, rendendo più precisa la comunicazione e facilitando la concentrazione dei partecipanti sui temi più importanti.

Questo trasforma radicalmente riunioni, presentazioni e sessioni di supporto tecnico rendendole più efficienti e permettendo risparmi notevoli di tempo e risorse, anche grazie alla riduzione dei costi di trasferta.

Un esempio concreto: durante una riunione operativa, un progettista può illustrare una bozza tecnica mentre ne spiega la logica progettuale, disegnando direttamente su una lavagna virtuale integrata alla piattaforma. I colleghi possono intervenire via chat, suggerire modifiche e vedere subito l’aggiornamento. In questo modo, non si tratta più solo di condividere un’informazione, ma di costruire insieme un contenuto in tempo reale.

Se serve, è anche possibile cedere temporaneamente il controllo a un collega, che potrà interagire con il file condiviso senza uscire dalla riunione.

App per la condivisione dello schermo: quando servono davvero

Le app per la condivisione dello schermo rappresentano spesso il primo passo per le aziende che iniziano a lavorare da remoto o che devono gestire riunioni a distanza. Si tratta di soluzioni generalmente semplici da usare, talvolta gratuite o già incluse nei sistemi operativi e nei dispositivi mobili, ideali per esigenze puntuali o per contesti informali.

Tuttavia, questi strumenti mostrano rapidamente i loro limiti quando la collaborazione diventa continuativa e strutturata. Le app standalone, infatti, sono pensate per un utilizzo episodico e raramente offrono funzionalità avanzate di controllo, integrazione e sicurezza.

La gestione degli accessi, la protezione dei dati condivisi e la tracciabilità delle attività risultano spesso parziali o demandate a configurazioni esterne.

In questi scenari, le piattaforme di Unified Communication (UC) rappresentano una scelta più efficace. La condivisione dello schermo è integrata nativamente all’interno di un ecosistema unico che comprende videoconferenze, chat, chiamate e strumenti collaborativi, consentendo alle persone di lavorare nello stesso ambiente digitale, senza interruzioni o passaggi tra applicazioni diverse.

Il risultato è una collaborazione più fluida, sicura e coerente con i processi aziendali.

Condivisione schermo, sicurezza e compliance: un requisito imprescindibile

Anche quando si parla di condivisione schermo in ambito aziendale, la sicurezza è un requisito fondamentale.
Durante una riunione possono essere mostrati dati sensibili, informazioni riservate, documenti strategici o sistemi interni: senza adeguate misure di protezione, il rischio di esposizione involontaria o accessi non autorizzati è concreto.

Per questo è essenziale affidarsi a piattaforme di Unified Communication progettate fin dall’origine con un approccio security by design.

Nel caso di Vianova, i servizi UC – inclusa la condivisione schermo – sono erogati tramite una piattaforma sviluppata internamente e ospitata in data center italiani, garantendo pieno controllo sui dati e sulla loro localizzazione.

La conformità agli standard internazionali di sicurezza delle informazioni, come la certificazione ISO 27001, e la qualificazione da parte dell’Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale (ACN) rappresentano ulteriori garanzie per le aziende che operano in contesti regolamentati o che gestiscono informazioni critiche.

Chat integrate e softphone: comunicazione continua

Oltre allo schermo condiviso e alla videoconferenza, le UC includono strumenti che migliorano la comunicazione prima, durante e dopo l’incontro.

Le chat di gruppo, ad esempio, permettono di scambiarsi materiali prima della riunione e commentare in asincrono dopo l’incontro, evitando email ridondanti.

Durante il meeting, si possono inviare link o file senza interrompere chi parla.

Il softphone, invece, consente di effettuare chiamate con il proprio numero aziendale da qualsiasi dispositivo. È utile per ricevere o fare chiamate mentre si lavora in mobilità o durante una riunione in cui si vuole approfondire un punto con un cliente, senza uscire dalla piattaforma UC.

Come si attiva la condivisione schermo? Guida pratica per ogni dispositivo

Vediamo ora, in concreto, come attivare la condivisione dello schermo, a seconda del dispositivo e del contesto d’uso.

Condivisione schermo Mac e Windows

Su computer, l’attivazione della condivisione varia leggermente a seconda del sistema operativo.

Nei sistemi Windows, è sufficiente cliccare sull’icona di condivisione durante una call e selezionare la finestra o lo schermo intero.

Nei Mac, è richiesto il consenso esplicito la prima volta: bisogna autorizzare l’applicazione nelle impostazioni di sicurezza. Dopo la prima configurazione, anche la condivisione schermo nel caso di Mac diventa immediata.

Condivisione schermo iPhone

Condividere lo schermo da un iPhone è semplice, grazie alla funzione nativa integrata nei sistemi Apple.

Una volta avviata una riunione, basta selezionare “Condividi contenuto” e poi “Schermo”.

iOS richiede di attivare la registrazione dello schermo: un passaggio rapido che consente di trasmettere in tempo reale ciò che accade sul dispositivo.

Condivisione schermo Android

Anche i dispositivi Android offrono una procedura simile.

Le app compatibili mostrano l’opzione per avviare la condivisione dello schermo direttamente durante una videochiamata o una sessione collaborativa.

In molti casi, viene mostrato un breve avviso prima di iniziare, per confermare che si desidera trasmettere il display. Le funzionalità variano leggermente a seconda del produttore, ma il meccanismo di base è lo stesso.

Come trasmettere lo schermo del telefono sulla TV?

E se si ha l’esigenza di trasmettere lo schermo dello smartphone sulla TV?

Sia su iPhone che su Android, la modalità più utilizzata è quella tramite connessione wireless.

Per effettuare la condivisione:

• la TV e lo smartphone devono essere connessi alla stessa rete WiFi
• si seleziona la voce “duplica schermo”, “proietta” o “trasmetti”
• si sceglie il dispositivo (la TV) dall’elenco dei dispositivi disponibili

Alcuni smartphone offrono anche la possibilità di collegare il dispositivo alla TV via cavo, utile quando non si dispone di una rete WiFi stabile.

Va sottolineato che la condivisione dello schermo del cellulare sulla TV non serve per lavorare in collaborazione, ma è utile per presentare contenuti a un pubblico in sala.

Comunicazioni integrati per aumentare l’efficienza

Nel lavoro moderno, la condivisione schermo è diventata una componente centrale dei processi di collaborazione aziendale.

Quando è integrata in una piattaforma di Unified Communication sicura, certificata e progettata per lavorare in modo continuativo, consente di ridurre tempi decisionali, migliorare l’allineamento tra i team e proteggere le informazioni aziendali.