Lavoro ibrido e smart: così le aziende risparmiano e migliorano l’efficienza

Il 91% delle imprese italiane utilizza lo smart working e il lavoro ibrido, con una media di 9,5 giorni di lavoro da remoto al mese. Secondo le stime dell’osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, questa scelta porta importanti vantaggi economici per aziende e lavoratori, soprattutto per quanto riguarda la riduzione dei consumi energetici.

Secondo gli esperti del Politecnico, con  2 giorni di lavoro smart a settimana un’azienda potrebbe arrivare a risparmiare circa 500 euro all’anno per postazione.
Il risparmio medio per i lavoratori viene quantificato in 600 euro all’anno: una cifra intaccata dagli aumenti delle bollette, ma ancora consistente (soprattutto se sommata al vantaggio di lavorare vicino ai proprio familiari).

“Nel complesso lo Smart Working comporta una generale riduzione dei costi sia per i lavoratori sia per le aziende che lo adottano – spiega Fiorella Crespi, Direttrice dell’Osservatorio Smart Working – in questo momento di grave tensione su costi energetici e inflazione, questo risparmio potrebbe essere impiegato per fronteggiare la crisi e sostenere la redditività aziendale e il potere d’acquisto dei lavoratori”.

Lavoro ibrido e smart: soluzione ideale per dipendenti e imprese

A questi aspetti legati alla contingenza, si sovrappone un altro trend inarrestabile, diffuso a livello mondiale, e avviato ben prima della pandemia e della crisi energetica.

Secondo una recente ricerca dell’azienda di consulenza McKinsey, il 40% dei lavoratori a livello mondiale ha pensato a cambiare lavoro nei prossimi mesi per cercar di trovare un migliore work-life balance. Un trend che viene confermato anche da uno studio della IBM: nel 51% dei casi, le persone che danno le dimissioni sono alla ricerca di un miglior equilibrio tra vita privata e lavorativa.

Il lavoro ibrido, cioè la possibilità di scegliere di lavorare da casa 2-3 volte alla settimana oppure incontrarsi in ufficio solo se necessario, diventerà la nuova normalità per la maggior parte delle realtà aziendali.

E in Italia? La ricerca Aidp (Associazione Italiana per la direzione del personale) evidenzia che il 58% delle aziende interpellate hanno difficoltà ad assumere, o trattenere i dipendenti, se non viene garantito lo smart working.

Le aziende devono preoccuparsi? Non proprio, visto che le tecnologie alla base del lavoro smart offrono grandi vantaggi anche per imprenditori, manager e responsabili IT.

Ecco un breve vademecum per entrare nella nuova era del lavoro e sfruttarne i vantaggi dal punto di vista organizzativo, economico e ambientale.

Migliorare la collaborazione e ridurre i costi: i vantaggi per le aziende

Le nuove forme di lavoro a distanza non servono solo a rendere più attrattivi i luoghi di lavoro.

Tecnologie come il cloud, la convergenza fisso-mobile e i servizi di collaboration (es. desktop sharing, videoconferenze, archiviazione cloud) permettono di tenere sotto controllo i costi, e migliorare la qualità complessiva del lavoro.

Il segreto del successo, nell’era dell’hybrid work, è riuscire a creare uffici da remoto efficienti e sicuri in qualunque luogo si decida di lavorare.
I vantaggi misurabili, secondo il parere degli esperti, sono molti:

• miglioramento della collaborazione interna e con i Clienti grazie all’adozione di sistemi basati sul cloud
• aumento della produttività grazie a servizi ICT efficienti
• riduzione dei costi di trasferta e dei consumi energetici
• aumento della soddisfazione da parte del personale con riflessi positivi anche nel rapporto con i Clienti
• possibilità di selezionare il personale in base alle proprie esigenze, senza limiti geografici.

Il digitale trasforma il lavoro

Prima dell’emergenza, per la maggior parte delle aziende, era considerato normale mettere l’ufficio fisico al centro dell’organizzazione del lavoro.

Le tecnologie digitali erano in forte crescita, ma la maggior parte delle imprese non aveva ancora adottato gli strumenti adatti per gestire in maniera sistematica il lavoro a distanza e inserirlo nelle proprie strutture organizzative.

Quando è partita l’emergenza i problemi iniziali sono stati evidenti, soprattutto per chi non aveva a disposizione strumenti tecnologici e organizzativi adeguati:

• difficoltà ad accedere a file e strumenti aziendali
• reti domestiche sovraccaricate da consumi di banda
• scarsa familiarità con strumenti e processi per la collaborazione a distanza
• timori per i dati aziendali e la tutela della privacy
• difficoltà dei manager a controllare il lavoro dei dipendenti.

Nelle aziende che avevano già adottato le giuste tecnologie, o che sono state rapide nell’adattarsi, lo smart working ha invece da subito portato risultati più che positivi.

D’altronde la tecnologia per gestire al meglio una forza lavoro distribuita è la stessa che permette di sostenere lo sviluppo digitale.
Il punto chiave sta proprio qui.
Gli investimenti fatti per risolvere i problemi emersi in questa fase storica non avranno un impatto momentaneo, ma resteranno a diposizione delle aziende per migliorare il lavoro anche nel futuro.

Il nuovo ufficio? È ibrido e ha sede nel Cloud

Il vecchio ufficio centralizzato dovrà necessariamente cambiare per adattarsi alle nuove esigenze del lavoro.
I nuovi spazi lavorativi saranno flessibili e somiglieranno sempre più a una versione evoluta di un ufficio da remoto.

Su questo punto è importante fare chiarezza: il vero lavoro ”smart”, cioè intelligente, non è solo lavoro a distanza.
Il cloud ha una grande potenzialità: favorisce la collaborazione rendendo sempre meno importante che due persone si trovino nella stessa stanza o a migliaia di chilometri.

In questa nuova era del lavoro ibrido, le nuove tecnologie di collaborazione basate sul Cloud permettono alle persone di lavorare al meglio, ovunque si trovino, in sicurezza.

Ecco alcuni semplici esempi di come il Cloud può aiutare le imprese.

• grazie ai centralini in Cloud, gli interni telefonici aziendali di rete fissa possono essere utilizzati anche sugli smartphone, ovunque ci si trovi, senza più bisogno di una postazione fissa o apparati dedicati
• email, messaggi, appuntamenti e contatti sono disponibili in maniera sincronizzata e automatica su tutti i device
• servizi di videoconferenza e desktop sharing facilitano la collaborazione e permettono di ridurre i costi di trasferta e i tempi di sviluppo dei progetti
• lo storage online permette di archiviare e aggiornare grandi quantità di dati, rendendoli accessibili da qualunque luogo alle persone autorizzate
• sistemi di backup e disaster recovery in Cloud permettono di garantire la business continuity, anche in caso di guasti o attacchi informatici
• l’hardware e il software possono essere “virtualizzati” sulla nuvola con prestazioni garantite e risparmi notevoli per acquisto, manutenzione e alimentazione energetica.

Collaborazione, flessibilità e resilienza: la nuova frontiera della telefonia

La perdita di centralità della postazione fissa necessita di nuovi sistemi ad hoc, come la convergenza fisso-mobile permessa dai centralini virtuali.

Questi sistemi potenziano la reperibilità perché permettono agli utenti di utilizzare app dedicate per gestire le chiamate di rete fissa e mobile dai loro smartphone ovunque si trovino.

In alcuni casi le app permettono di utilizzare le reti WiFi per effettuare e ricevere chiamate in uffici e abitazioni dove la rete mobile non arriva.

La telefonia in cloud semplifica anche il lavoro dei reparti tecnici.
Poter usufruire di un centralino virtuale permette di attivare lo smart working con pochi clic e di scalare il numero di utenti attivi senza difficoltà.
Queste caratteristiche di flessibilità ed efficienza, permettono ad esempio di spostare con facilità il luogo di lavoro di interi reparti nevralgici per l’azienda, come i servizi di assistenza ai Clienti, senza intaccare produttività e qualità.

Infine i centralini virtuali portano anche grandi vantaggi economici, eliminando i costi legati all’acquisto di hardware e alla manutenzione degli apparati fisici.

Lo smartphone come pilastro del lavoro ibrido

Gran parte delle innovazioni dell’ufficio ibrido ruotano attorno agli smartphone.
Il cellulare può gestire chiamate di rete fissa e mobile. Ma ha anche altri usi. Un terzo delle videoriunioni viene ormai effettuato tramite dispositivi mobili. Lo smartphone viene anche utilizzato per navigare, leggere la posta elettronica, accedere al cloud aziendale.

Effettuare tutte queste attività su un telefono privato di un dipendente può compromettere l’efficienza ed essere rischioso per la sicurezza.
Le aziende hanno adesso la possibilità di mettere a disposizione smartphone performanti, con software aggiornati e sistemi di sicurezza affidabili.

Per facilitare il lavoro dei reparti IT esistono sistemi di Mobile Device Management (MDM) che permettono di aggiornare gli smartphone aziendali anche a distanza.

Utilizzare un cellulare di ultima generazione permette inoltre di sfruttare il VoLTE, la tecnologia che abilita le chiamate in alta definizione e consente di chiamare e navigare nello stesso tempo alla massima velocità in 4G. 

Alcuni operatori mettono anche a disposizione sistemi gratuiti di SIM Management, come il SIM Manager di Vianova. Queste applicazioni web permettono di attivare o disattivare le SIM dei dipendenti. Questo può avvenire anche a distanza, senza bisogno di supporti fisici, grazie all’ausilio di eSIM condivisibili tramite un semplice QR Code.

Chi gestisce le SIM può anche creare, con la massima libertà e una trasparenza completa, i profili di consumo più adatti per ogni utente o gruppo di utenti. Ad esempio attivando SIM a consumo con soglie preimpostate destinate a collaboratori occasionali. Queste SIM non producono costi quando non vengono utilizzate.

Proteggere i dati nel lavoro ibrido

All’inizio dell’emergenza la questione sicurezza dei dati ha destato molte preoccupazioni.

Molti lavoratori da remoto utilizzano spesso per lavoro i propri dispositivi personali, che potrebbero non avere gli stessi livelli di protezione dalle minacce alla sicurezza.
I dipendenti di un’azienda che lavorano fuori ufficio potrebbero inoltre connettersi tramite reti WiFi non protette.

Se si riflette attentamente su queste problematiche, emerge un fatto incontrovertibile: questi pericoli possono presentarsi anche in condizioni normali quando un collaboratore risponde a un messaggio fuori orario di lavoro o consulta i suoi messaggi da una webmail accessibile da qualunque PC.

Ogni azienda dovrebbe quindi scegliere servizi sicuri e sviluppare delle policy per proteggere i dati in ogni situazione, non solo quando si pratica il lavoro ibrido. Ecco alcuni consigli utili:

• Scegliere strumenti sicuri. Videoconferenze, desktop sharing e sistemi per la condivisione dei file devono essere erogati da fornitori strutturati che utilizzano Data Center sicuri ed essere dotati di sistemi di protezione dei dati (es.crittografia)
• Utilizzare accessi protetti. Scegliere un servizio di VPN professionale che consente di collegarsi ai dati aziendali in maniera sicura, anche se si utilizzano WiFi pubbliche o ci si connette dal PC di casa
• Proteggere i dispositivi. I dispositivi devono essere protetti tramite sistemi antivirus e software di sicurezza sempre aggiornati. Sono anche consigliati sistemi autenticazione a più fattori o che permettano di scegliere password di qualità costantemente aggiornate (es.token)
• Creare una cultura della sicurezza. L’investimento più importante e redditizio è comunque sempre quello sulle persone. I dipendenti di un’azienda dovrebbero essere formati sul tema della sicurezza informatica e saper quindi riconoscere, ad esempio, email di phishing o altre minacce informatiche.

L’importanza della connettività e della manutenzione predittiva

Il cloud e il digitale non possono funzionare senza connessioni internet efficienti e affidabili.

Al fine di unire prestazioni, sicurezza e facilità di utilizzo è sempre meglio affidarsi a provider con infrastrutture di rete di proprietà, che siano preparati per fornire assistenza in tempo reale.
Un fornitore che eroga servizi efficienti e offre assistenza in tempi rapidi permette di semplificare notevolmente il lavoro dei reparti IT che devono gestire una forza lavoro ibrida.

Le aziende hanno capito da tempo che le connettività non sono commodity, bensì il “cordone ombelicale” che connette l’azienda al mondo e ne permette la crescita.

Ad esempio una rete di telecomunicazioni di qualità professionale dedicata alle imprese garantisce elevate prestazioni anche nei momenti di picco perché non viene sovraccaricata dai volumi di traffico generati da attività consumer (streaming video ecc.).

L’utilizzo frequente di sistemi in cloud richiede bande di accesso superiori, soprattutto in upload.
Utilizzare servizi cloud erogati dallo stesso fornitore della connettività permette di migliorare ulteriormente le prestazioni per latenza, packet loss e stabilità.
In ogni caso una rete business efficiente deve essere costantemente monitorata da tecnici esperti, aiutati da algoritmi evoluti, che applicano la cosiddetta manutenzione predittiva per evitare rallentamenti e guasti.

Se l’azienda non ha la possibilità di fornire connettività professionali a tutti i dipendenti, può favorire il lavoro a distanza con altri accorgimenti.
Ad esempio mettendo a disposizione SIM con connessioni dati efficienti.
Inoltre è consigliabile realizzare nelle abitazioni dei collaboratori reti wifi separate, dedicate esclusivamente all’attività lavorativa.

Tecnologia e organizzazione al servizio del lavoro ibrido

Nel lavoro ibrido la tecnologia deve essere messa al servizio delle persone.
Questo significa fornire strumenti di lavoro efficienti e semplici da utilizzare per tutti. In questo modo si favorisce la collaborazione senza creare rallentamenti e frustrazioni.
La tecnologia e l’organizzazione del lavoro sono alleati che permettono di ricreare un’atmosfera di scambio e confronto con i colleghi, simile a quella che si riscontra nell’ufficio fisico.

“La diffusione delle iniziative di Smart Working negli ultimi due anni ha portato numerose organizzazioni e persone a confrontarsi con un modo di lavorare radicalmente diverso rispetto a quello adottato prima della pandemia – spiega Mariano Corso, Responsabile scientifico dell’Osservatorio Smart Working – spesso, tuttavia, l’applicazione delle nuove modalità di lavoro si è concretizzata con l’introduzione del solo lavoro da remoto, che ha consentito di gestire le emergenze e supportare il work-life balance delle persone, ma che non rappresenta un ripensamento del modello di organizzazione del lavoro. È il momento di riflettere su cosa sia il “vero Smart Working”, che deve essere l’occasione per attuare un cambiamento più profondo, incentrato sul lavoro per obiettivi e una digitalizzazione intelligente delle attività”.

Le best practice per gestire il lavoro ibrido

La tecnologia è fondamentale per lo smart working. Ma da sola non basta. Ecco un elenco di semplici azioni per applicare il vero lavoro smart.

1. Sviluppa processi organizzativi chiari, con obiettivi condivisi e semplici da gestire.
   La produttività dovrebbe essere misurata in base ai risultati raggiunti e non al tempo impiegato per svolgere un lavoro. Le persone dovrebbero sempre sapere cosa fare e dovrebbero avere la possibilità di distribuire il carico di lavoro anche in base alle proprie esigenze familiari o personali.
2. Incoraggia le persone a pianificare il proprio lavoro in anticipo in modo da prevedere delle pause e avere la possibilità di “disconnettersi”, senza compromettere la produttività e il lavoro del team. Lavorare in smart working non significa lavorare 24 ore su 24, ma poter gestire la produttività in base alle proprie caratteristiche personali e nel rispetto dei progetti assegnati
3. Aiuta le persone a creare uno spazio per lo smart working ordinato, sicuro e fornito dei giusti strumenti (es. cuffie, PC, schermi) per favorire la concentrazione e la produttività.
4. Metti a disposizione delle persone diversi strumenti per comunicare (chat, e-mail, videochiamate, desktop sharing) in modo che possano scegliere quello che preferiscono o quello più adatto alle circostanze. Conoscere le caratteristiche di ogni strumento di comunicazione permette di compiere le scelte giuste ed eliminare ostacoli tecnici: quindi non sottovalutare la formazione
5. Crea occasioni di incontro anche virtuali per promuovere un senso di comunità, anche quando si lavora da luoghi diversi.