Messaggio Out of Office: come scriverlo in modo efficace e professionale

Hai chiuso l’ultima riunione, impostato la segreteria telefonica, effettuato il backup dei file. Sei quasi pronto per le ferie. Manca solo un dettaglio che può fare la differenza per chi ti cercherà durante la tua assenza: il messaggio out of office (conosciuto anche come risposta automatica).

Spesso sottovalutato o lasciato all’ultimo minuto, l’Out of Office è molto più di una formalità e quindi non può essere lasciato al caso. Se ben scritto, infatti, proietta un’immagine professionale, evita disguidi, rassicura chi ti contatta e ti permette di vivere la tua vacanza – ma anche un’assenza dall’ufficio per una fiera, un evento, un corso ecc – con maggiore serenità.
Ecco alcuni suggerimenti per ottenere la massima efficacia

Messaggio out of office: che cos’è e perché è importante

Un messaggio out of office è una risposta automatica che il tuo sistema di posta elettronica aziendale invia a chi ti scrive mentre non sei disponibile. Che tu sia in ferie, a un evento aziendale o momentaneamente assente per altri motivi, serve a comunicare due cose: non puoi rispondere subito, ma il tuo mondo lavorativo non è fermo.

In un’era di comunicazione istantanea, un messaggio ben fatto è la tua voce anche quando non ci sei, assicurando continuità e chiarezza.

Out of office: cosa scrivere e cosa evitare

Il messaggio fuori sede deve essere utile, chiaro, asciutto. Questi sono gli ingredienti fondamentali:

• date precise di assenza (inizio e fine)
• nome e contatto di almeno una persona da interpellare in caso di urgenze
• tono coerente con la tua figura professionale e con il linguaggio aziendale

Evita invece:

• frasi troppo vaghe (“Tornerò presto”, “Sono via per un po’”)
• battute o emoji eccessive (“Finalmente in spiaggia!”)
• impegni irrealistici (“Risponderò subito al mio rientro”, se sai che la tua casella sarà una giungla)

E se inserisci il nome di un collega come riferimento — fallo, è buona prassi — avvisalo. Non c’è niente di peggio che lasciare qualcuno nei guai con una pioggia di email inaspettate.

Infine, quando redigi il tuo messaggio Out of Office, tieni presente anche le normative sulla protezione dei dati personali, come il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati). Anche in una comunicazione così breve, stai trattando dati personali (l’indirizzo email e, talvolta, il nome del mittente).

Messaggio fuori sede: serio, ma non noioso

Un buon messaggio out of office trova il giusto equilibrio: dice le cose in modo chiaro, professionale, ma non robotico. Mostra attenzione verso chi ti scrive, senza eccedere nella confidenza.

Sei in ferie? Puoi farlo capire senza dire “sto sorseggiando un mojito”. Sei a una fiera o in trasferta? Può essere l’occasione per una piccola nota promozionale.

Esempio classico per ferie:

Grazie per avermi scritto. Al momento sono fuori ufficio e rientrerò lunedì 24 giugno. Per questioni urgenti, puoi contattare Anna Rizzi (anna.rizzi@azienda.it). Al mio ritorno, risponderò appena possibile.

Esempio per una trasferta:

Salve. In questi giorni siamo al Salone Internazionale di Milano. Se ti trovi in fiera, passa a trovarci al Padiglione 3, Stand C12. Per urgenze puoi scrivere a support@azienda.it. Tornerò operativo da lunedì 10 giugno.

Con poco, puoi trasformare un’assenza in un piccolo biglietto da visita.

Out of office email: non solo in italiano

Anche se ti scrivono quasi sempre dall’Italia, non è escluso che un contatto internazionale ti mandi una mail proprio mentre sei assente. Inserire una breve traduzione in inglese è una forma di cura che non passa inosservata.

Una formula semplice ed efficace può essere:

Thank you for your email. I am currently out of the office and will return on June 24th. For urgent matters, please contact Anna Rizzi at anna.rizzi@azienda.it. I’ll get back to you as soon as possible after my return.

Quando e come attivare un messaggio out of office

Meglio pensarci per tempo. L’ideale è impostare la risposta automatica la sera prima dell’ultimo giorno di lavoro, oppure programmarla in anticipo, se il tuo sistema lo consente.

Puoi anche differenziare il messaggio in base al destinatario:

• contatti interni: puoi essere più tecnico o specifico, indicando progetti in corso o colleghi di riferimento;
• contatti esterni: mantieni un tono più istituzionale, puntando su chiarezza e disponibilità alternativa.

Piccoli accorgimenti per una grande differenza

Scrivere un messaggio out of office è una di quelle cose che sembrano banali, ma che fanno parte del modo in cui ci raccontiamo come professionisti. Vale per l’amministratore delegato come per l’assistente alla logistica.

E non serve scrivere un capolavoro. Serve farlo con attenzione: avvisare chi dovrà gestire il tuo lavoro, evitare promesse che non puoi mantenere, essere gentile, preciso e presente — anche quando non ci sei.

Sì, perché c’è un aspetto che spesso viene sottovalutato: il silenzio non comunica nulla, e nel mondo digitale è spesso percepito come disinteresse. Se non imposti un messaggio out of office, chi ti scrive e non riceve una risposta in tempi brevi potrebbe irritarsi, pensare che lo stai ignorando o, peggio, potrebbe contattare qualcun altro.

Al contrario, una risposta automatica ben fatta mostra che sei organizzato e salvaguarda la tua credibilità professionale, rafforzando la fiducia.

Il messaggio perfetto? Solo se lo scrivi con calma

Non aspettare l’ultimo secondo prima di impostare il messaggio out of office. Prenditi qualche minuto con calma, come se stessi lasciando le chiavi a un vicino prima di partire. Scriverlo bene è un atto di cura, verso chi ti scrive e verso te stesso.

E quando finalmente avrai cliccato su “salva”, potrai staccare davvero. Che sia per un viaggio, una fiera, o solo un po’ di silenzio, sarà tutto più semplice se chi ti cerca sa come orientarsi.