Smart Working: 10 strumenti essenziali per far crescere il tuo business

Negli ultimi due anni smart working ha ampliato la sua diffusione e molti datori di lavoro hanno avuto occasione di rivalutarne l’importanza.
In Italia, durante la fase più acuta dell’emergenza, gran parte delle imprese ha adottato il lavoro agile. Ne hanno usufruito il 97% delle grandi imprese, il 58% delle Piccole e medie imprese e il 94% delle Pubbliche Amministrazioni italiane. I lavoratori coinvolti sono stati 6,58 milioni. Un dato che supera oltre dieci volte i 570.000 censiti nel 2019.

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L’ufficio del futuro: flessibilità, sicurezza e autonomia

In futuro l’ufficio come lo abbiamo conosciuto non esisterà più. Grazie alle nuove tecnologie di comunicazione le persone potranno interagire senza preoccuparsi se un collega sta lavorando in azienda, nella stanza accanto alla nostra, o da casa.

Il lavoro agile può portare vantaggi competitivi alle aziende che lo adottano. Questo perché lo smart working mette al centro le persone e sfrutta le ultime novità tecnologiche e organizzative per valorizzare aspetti positivi come la libertà e l’autonomia.

Ma cos’è lo smart working? L’Osservatorio del Politecnico di Milano offre una definizione molto chiara. “Una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.

Un paradigma che prevede la revisione del modello di leadership tradizionale, rafforzando il concetto di collaborazione e favorendo la condivisione di spazi.

In un’era di incertezze e cambiamenti lo smart working unisce flessibilità e sicurezza, una situazione win-win per imprese e lavoratori. Grazie alle nuove tecnologie in cloud gli imprenditori possono tutelare la continuità del lavoro e organizzare la produzione in modo preciso e scalabile.

Anche i dipendenti traggono vantaggi perché possono scegliere dove, quando e come lavorare, sempre guidati da obiettivi chiari e condivisi.

Servizi sicuri, affidabili e semplici da utilizzare

Dal punto di vista tecnico lo smart working dipende dalla qualità di Centralini virtuali, servizi mobile, videoconferenze, VPN, Cloud.

Questi servizi devono essere sicuri, affidabili e semplici da utilizzare. Il loro uso deve essere affiancato anche da un’adeguata formazione dei dipendenti sulla sicurezza informatica. In questo modo diventa più semplice evitare sprechi, rischi di interruzione del lavoro o perdite di informazioni sensibili.

Ecco 10 punti essenziali per aumentare, in maniera semplice e sicura, la produttività in azienda con lo smart working.

1. Servizio mobile affidabile.

   L’efficienza dei servizi mobile aumenta la produttività, migliora la reperibilità e tutela l’immagine aziendale. I Collaboratori da remoto devono poter contare su una rete mobile affidabile per chiamare e navigare. Per questo è necessario scegliere fornitori con un’adeguata copertura di rete e che abbiano una soluzione di WiFi Calling che consenta di effettuare e ricevere chiamate sullo smartphone anche in assenza di campo.

2. Convergenza numeri fisso mobile.

   Essere sempre raggiungibili, anche in mobilità, gioca un ruolo chiave. La convergenza fra i numeri Fisso e Mobile, realizzata da centralini in cloud e app dedicate, permette di utilizzare il numero fisso dell’ufficio anche sullo smartphone ovunque ci si trovi trasformando lo smartphone in un cordless aziendale evoluto.
   I centralini in cloud eliminano anche i problemi legati alla manutenzione degli apparati fisici e offrono garanzie per la business continuity grazie a un backup nativo dei servizi voce.

3. Rete fissa dedicata alle aziende.

   Una rete di telecomunicazioni dedicata alle imprese garantisce elevate prestazioni anche nei momenti di picco perché non viene sovraccaricata dai volumi di traffico generati da attività consumer (streaming video ecc.) e viene costantemente monitorata da tecnici esperti, aiutati da algoritmi evoluti, per evitare rallentamenti e guasti.

4. Soluzioni di backup.

   Se il collegamento con la sede centrale si interrompe o funziona male, i dipendenti che lavorano da remoto non riescono ad accedere ai server aziendali, ai file server, al desktop remoto, alla VPN, al centralino e a molti altri servizi, con un impatto sul lavoro di gruppo. Il rischio di interruzioni delle attività può essere ridotto notevolmente con soluzioni avanzate per la continuità del lavoro, installando linee e router di backup che si attivano automaticamente in caso di guasto.

5. VPN e Sicurezza

   Le reti esterne non sono protette quanto quelle aziendali. Installare un servizio di Virtual Private Network (VPN) professionale permette di connettersi da remoto alla rete aziendale in modo protetto, da qualunque dispositivo.
   Inoltre per incrementare ulteriormente il livello di sicurezza in mobilità sono disponibili SIM con IP statico privato che permettono di effettuare il traffico sempre all’interno della rete proprietaria dell’Operatore, senza passare da internet.

6. Riunioni a distanza sicure e semplici.

   Videoconferenze e conference call professionali aiutano a condividere le informazioni in tempo reale, snelliscono la gestione delle riunioni, riducono i tempi di sviluppo dei progetti e aiutano a mantenere i contatti con i Clienti. La sicurezza dei dati e l’affidabilità dei servizi non devono mai essere sottovalutate.
   Ad esempio le riunioni video devono essere crittografate in transito e il servizio deve permettere di utilizzare password personalizzate per ogni riunione. I servizi devono poter essere utilizzati in tutta sicurezza anche da mobile, per sfruttare al massimo il lavoro agile.

7. Condivisione schermo.

   Le app per condividere lo schermo (desktop sharing) sono un modo veloce ed efficace per confrontarsi su un documento o una presentazione e così accelerare i processi decisionali. Questi strumenti sono utili anche per facilitare l’assistenza tecnica a distanza.

8. Spazio di archiviazione in cloud.

   Uno spazio di archiviazione personalizzato sul cloud garantisce un accesso rapido e ordinato alle risorse aziendali e semplifica la collaborazione a distanza. I sistemi di crittografia, backup e ridondanza dei fornitori più affidabili proteggono i dati da accessi non autorizzati e garantiscono la continuità del lavoro.
   Le tecnologie cloud su cui si basano questi servizi dovrebbero essere erogate tramite data center sicuri, possibilmente ubicati in Italia, per rispettare le normative sulla privacy e il GDPR.

9. Supporto tecnico.

   Un Servizio Clienti rapido ed efficiente è una risorsa fondamentale per permettere la continuità del lavoro, anche quando i dipendenti lavorano da casa. Poter interagire con un operatore competente, senza perdere tempo con messaggi registrati, aumenta la produttività e facilita il lavoro dei responsabili tecnici delle aziende.

10. Creare una cultura aziendale sulla sicurezza informatica.

    Con il lavoro a distanza il network aziendale si “allarga” sfruttando collegamenti (hotspot pubblici, reti domestiche, ecc) e dispositivi che in molti casi non sono più sotto il diretto controllo dei responsabili IT. Pertanto, oltre ad adottare sistemi di protezione dei singoli dispositivi, è necessario diffondere tra i dipendenti una cultura aziendale della sicurezza informatica.
    Si tratta di un piccolo sforzo che permette di sfruttare tutti i vantaggi dello smart working in tranquillità.