Unified Communications: i vantaggi concreti per le aziende

Collaborare da ogni luogo, in maniera efficace e sicura, utilizzando una piattaforma unica, flessibile e semplice da gestire per tutti gli strumenti di comunicazione.
Questo desiderio, comune alla maggior parte delle aziende, può diventare facilmente realtà grazie a una tecnologia sempre più diffusa: le Unified Communications (UC).

Nel corso degli anni le aziende hanno utilizzato sempre più dispositivi e tecnologie nei loro processi di comunicazione, con una conseguente frammentazione dei mezzi di comunicazione e difficoltà nel coordinare le attività di lavoro.
Le Unified Communications eliminano il problema perché permettono di gestire telefoni fissi, cellulari, videoconferenze, messaggistica tramite una sola piattaforma in Cloud.

Vediamo cosa sono esattamente le Unified Communications e quali vantaggi concreti può portare alle aziende.

Cosa sono le Unified Communications

La società Gartner, specializzata nella consulenza, ricerca e analisi nel campo dell’IT, definisce i prodotti UC come apparecchiature, software e servizi che “forniscono e combinano più canali di comunicazione aziendale, come voce, video, messaggistica personale e di gruppo, segreteria telefonica e condivisione di contenuti”.

Le Unified Communications integrano questi diversi strumenti – dalle chiamate vocali e video alle chat istantanee e alla condivisione di contenuti – in un’unica interfaccia comune, rendendo il lavoro di squadra più efficiente, produttivo e conveniente.

Che differenza c’è tra UC e UCC?

Le Unified Communications (UC) sono spesso associate al concetto di Unified Communications and Collaboration (UCC). Anche se i due termini vengono spesso usati come sinonimi, esiste una sfumatura importante da considerare.

Le UC si concentra principalmente sugli strumenti che permettono di comunicare in modo immediato: telefonate, videochiamate, messaggi, email, segreteria vocale e così via. L’obiettivo è rendere la comunicazione più fluida e integrata tra diversi canali e dispositivi.

UCC, invece, aggiunge a tutto questo anche gli strumenti di collaborazione: piattaforme per lavorare insieme su documenti, lavagne condivise, aree di progetto, spazi di co-working virtuale. In sostanza, non si limita a far parlare le persone, ma le aiuta anche a lavorare insieme in modo più efficace.

Nella pratica quotidiana, però, UC e UCC vengono spesso utilizzati come termini equivalenti, soprattutto quando si parla di soluzioni integrate che combinano comunicazione e collaborazione in un’unica piattaforma.

Perché le Unified Communications fanno la differenza in azienda

Le Unified Communications cambiano davvero il modo di comunicare in azienda: invece di usare strumenti separati e spesso scollegati tra loro, tutto viene integrato in un’unica piattaforma. In questo modo le persone possono scegliere come comunicare – via email, chat, chiamata o video – e passare da una modalità all’altra in qualsiasi momento, senza interruzioni e da qualsiasi luogo.

Facciamo un esempio: un collega può iniziare a scrivere un’email e decidere di continuare la conversazione con una videochiamata, senza dover cambiare piattaforma. Oppure può inviare un messaggio vocale, semplice e veloce, direttamente via posta elettronica. La comunicazione diventa più fluida, veloce e naturale.

Anche le telefonate diventano più semplici da gestire: è facile passare da una chiamata all’altra, metterle in attesa, unirle in una conferenza o trasferirle a un collega. Durante una videochiamata, si possono condividere presentazioni, report e altri documenti in tempo reale. E non importa dove ci si trovi: anche se si è fuori ufficio, è possibile rispondere dal proprio smartphone alle chiamate dirette al numero fisso dell’azienda.

Tanti strumenti utili, una sola piattaforma

Tutto questo è possibile grazie a una serie di strumenti utili che lavorano insieme per migliorare l’efficienza:

• dispositivi connessi come PC, smartphone, tablet, stampanti, fax digitali e sistemi di archiviazione
• messaggi vocali, email, notifiche e altri sistemi di messaggistica unificata
• software gestionali in cloud, accessibili anche da smartphone o tablet
• piattaforme per videoconferenze, webinar e lavoro a distanza
• centralini VoIP di nuova generazione
• app di messaggistica e condivisione file in cloud, come lavagne digitali e spazi per documenti
• soluzioni per la mobilità che permettono di usare tutte queste funzioni anche fuori ufficio.

In poche parole, le Unified Communication aiutano le aziende a lavorare meglio, comunicare più facilmente e offrire un servizio più efficiente ai propri clienti.

Come migliorare la produttività aziendale con le Unified Communication

Quando le persone possono comunicare in tempo reale, indipendentemente dallo strumento che usano o dalla rete a cui sono collegate, il lavoro diventa più semplice. E questo si riflette direttamente sulla produttività dell’intera organizzazione.

Le Unified Communication offrono molti vantaggi concreti. Ecco i principali:

Aumentano la produttività delle persone e dell’azienda

Che si lavori da una sede distaccata, da casa o presso un Cliente, si ha accesso alle stesse risorse disponibili in ufficio. E si può collaborare con il proprio team come se si fosse tutti nella stessa stanza.

Tutte le informazioni sono facilmente raggiungibili, da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento. Si risparmia tempo, si riducono gli scambi inutili e ogni attività diventa più veloce ed efficace.

Quando ogni persona è messa nelle condizioni di lavorare meglio, anche l’azienda nel suo insieme diventa più efficiente. I processi interni si snelliscono, la comunicazione scorre più fluida e si riducono le perdite di tempo.

Rendono l’azienda più competitiva

Con le UC, i progetti sono sempre allineati, le informazioni sempre aggiornate. Si lavora su versioni condivise e si evitano errori o duplicazioni.

Questo permette di essere più rapidi nello sviluppo dei prodotti, più reattivi nella gestione dei problemi e più pronti a cogliere le opportunità del mercato. Si guadagna in velocità, precisione e capacità di adattamento.

Migliorano l’esperienza dei dipendenti

Le Unified Communication sono un pilastro del lavoro ibrido e dello smart working. I collaboratori possono contare su tutti gli strumenti aziendali, ovunque si trovino.

Lavorare dove e quando si è più produttivi aiuta a trovare un miglior equilibrio tra vita personale e lavoro, aumenta la soddisfazione e riduce il rischio di burnout o turnover.

In più, favoriscono l’inclusione: chi ha esigenze particolari – come genitori, caregiver o persone con disabilità – può lavorare con maggiore serenità. E aiutano anche l’ambiente: meno spostamenti, meno traffico, meno emissioni.

Rafforzano il lavoro di squadra

Quando i file si condividono in tempo reale e le attività si possono monitorare facilmente, il team lavora meglio.

Tutti sanno cosa devono fare, restano aggiornati e collaborano in modo coordinato verso gli stessi obiettivi. Le UC rendono il lavoro di squadra più trasparente, organizzato e coinvolgente.

Riducono i costi aziendali

Una comunicazione più semplice ed efficiente permette di ridurre le spese: meno trasferte, meno viaggi tra sedi, meno costi di gestione.

Le piattaforme UC eliminano la necessità di avere tanti strumenti separati e quindi semplificano anche la manutenzione dell’infrastruttura IT. Le soluzioni in cloud permettono inoltre di pagare solo per ciò che davvero serve, senza investire in infrastrutture complesse.

Migliorano la relazione con i Clienti

Grazie alla velocità e alla continuità della comunicazione, anche il servizio offerto ai Clienti migliora. È possibile rispondere più rapidamente, essere più disponibili e gestire le richieste in modo puntuale.

Questo si traduce in un’esperienza cliente più positiva e in una maggiore fidelizzazione nel tempo.

Semplice, veloce e integrata: la nuova frontiera della collaborazione

Adottare una soluzione di Unified Communication significa rendere la comunicazione aziendale più semplice, veloce e integrata, con benefici tangibili su produttività, collaborazione interna, esperienza dei dipendenti e qualità del servizio al Cliente.

In un contesto dove la velocità e la capacità di adattamento fanno la differenza, investire in una piattaforma UC non è solo una scelta tecnologica: è una scelta strategica per preparare l’azienda alle sfide di oggi e alle opportunità di domani.