I 7 vantaggi delle Unified Communications per migliorare l’efficienza in azienda

Il tempo dei vecchi centralini analogici è finito, perché il mondo del lavoro è cambiato per sempre.
I trend del mercato parlano chiaro.
Le aziende sono sempre più orientate verso i centralini in cloud e soprattutto verso la loro diretta evoluzione, le soluzioni di Unified Communications (UCC e UCaaS): il 75% degli utenti aziendali li ritiene cruciali per il loro lavoro, soprattutto per la possibilità di integrare servizi Mobile con gli altri sistemi di comunicazioni aziendali.

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I tuoi strumenti di lavoro ovunque vuoi con le Unified Communications

I vecchi PBX analogici e IP ospitati in sede hanno fatto un lavoro egregio per almeno 40 anni.
Ma progressivamente stanno lasciando spazio a nuove tecnologie per la comunicazione basate sul cloud e quindi più flessibili, sicure, economiche (minori investimenti iniziali e costi di manutenzione ridotti al minimo), oltre che facilmente aggiornabili e integrabili.

L’economia dell’era digitale si trasforma sempre più velocemente. Le aziende, per tenere il passo, hanno bisogno di diventare più agili nell’organizzazione del lavoro e nella gestione delle risorse.

I Clienti hanno bisogno di risposte rapide da parte delle aziende, 24 ore su 24.
Per questo è sempre più importante aumentare la reperibilità e permettere alle Persone – dipendenti o collaboratori temporanei – di lavorare da qualunque luogo e in qualunque momento, anche fuori dalla sede aziendale.

Per farlo hanno bisogno di avere a disposizione i loro strumenti di lavoro preferiti (telefonia fissa e mobile, videoconferenze, cloud storage, gestionali) ovunque si trovino, senza sacrificare efficienza e sicurezza.
Questi strumenti devono essere semplici da utilizzare ed economici da gestire, per garantire i massimi livelli di flessibilità e l’ottimizzazione delle risorse.

Le piattaforme UCC e UCaaS offrono risposte concrete in questo senso.

Cosa sono veramente i servizi di Unified Communications

Le Unified communications vengono erogate dai provider – molto spesso operatori telco – tramite software ospitati nel cloud. Le piattaforme virtuali permettono di integrare telefonia, messaggistica, videoconferenze e altri strumenti su una o più applicazioni sempre disponibili per gli utenti e aggiornate in tempo reale.

Nella scelta di questi servizi è necessario applicare qualche cautela.

Per essere veramente utili e affidabili (sia per la continuità del lavoro, che per la protezione dei dati) questi servizi devono essere erogati da provider che utilizzano Data Center con avanzati sistemi di sicurezza e ridondanza.

Inoltre, come tutti gli strumenti in cloud, per la distribuzione e l’utilizzo da parte dell’utente finale, richiedono l’utilizzo di reti internet efficienti con elevate prestazioni e bassi tempi di latenza.

I vantaggi delle Unified Communications per le aziende

I vantaggi dell’utilizzo di servizi Unified Communications per le aziende sono moltissimi:

• migliorano la collaborazione e la reperibilità
• permettono di lavorare da ogni luogo
• favoriscono l’inclusività
• riducono i costi per hardware e software per le comunicazioni
• semplificano la gestione delle infrastrutture IT

Ecco alcuni esempi di come le Unified Communications stiano migliorando il lavoro.

1 La telefonia entra in una nuova dimensione

Le piattaforme UCC sfruttano il potenziale dei centralini in cloud per portare la telefonia verso una nuova dimensione, liberandola dai vincoli dell’ufficio fisico.
Ai classici servizi di telefonia (chiamate, conference call, voice mail e fax) si affiancano altri servizi resi possibili dalla convergenza fisso-mobile.
Grazie ad app dedicate e alle capacità degli operatori di gestire le reti fisse e mobili, gli utenti possono infatti usare i numeri di rete fissa e mobile sullo smartphone, spostando il loro ufficio dove vogliono, anche all’estero.
La convergenza permette alle persone di utilizzare un unico numero aziendale da condividere con i propri contatti: così l’azienda trasmette all’esterno un’immagine coordinata, è sempre disponibile per i Clienti e non costringe i dipendenti a sacrificare la privacy. Pensate a un professionista o a un venditore che non deve più condividere il proprio numero privato di cellulare quando deve spostarsi fuori ufficio!

2 Migliori la collaborazione con videoconferenze, messaggistica e desktop sharing.

Il cloud e le piattaforme UCC hanno spazzato via anche i vecchi modi di collaborare. Adesso organizzare riunioni e gestire progetti è diventato più semplice, anche se si lavora a distanza.
Grazie alle nuove tecnologie, le videoconferenze possono adesso essere gestite da un laptop o da uno smartphone in maniera professionale.
Le piattaforme cloud e UCC integrano sistemi di chat e messaggistica che semplificano a collaborazione rispetto alle mail.
Molto utili sono anche i servizi di desktop sharing che permettono di condividere il proprio schermo con altre persone e interagire su documenti.
Collaborare senza muoversi significa anche ridurre l’impatto ambientale delle nostre attività.
In tutti i casi è importante affidarsi a servizi erogati da provider professionali che assicurino stabilità del servizio e sicurezza dei dati.

3 Aumenti la reperibilità e semplifichi l’assistenza ai Clienti.

Le piattaforme UCC sono una soluzione win-win che mette d’accordo le esigenze dei Clienti e quelle delle aziende.
Ormai gli utenti danno per scontato di poter interagire con i loro brand preferiti e con i fornitori 24 ore su 24.
Gli strumenti di collaborazione permettono di essere reperibili ovunque siamo e quando vogliamo (possono anche essere disattivati quando lo si desidera).
Ad esempio la convergenza trasforma il proprio smartphone in un cordless aziendale che funziona anche fuori ufficio o all’estero. L’ideale, ad esempio, per chi fornisce servizi di assistenza con team che lavorano fuori dalle sedi aziendali.

4 Porti il tuo ufficio dove vuoi tu (e sei più inclusivo).

I vantaggi della reperibilità si applicano anche ai dipendenti.
Grazie alla tecnologia il vecchio lavoro da remoto si è trasformato in smart working, cioè una collaborazione efficiente e ibrida (un mix tra presenza in ufficio e lavoro a distanza) che può essere realizzata da qualunque luogo come in ufficio.
Convergenza fisso-mobile, videoconferenze, mail sincronizzate su tutti i device, condivisione sul cloud hanno abbattuto le pareti dei vecchi uffici.
Le aziende hanno capito che dare libertà alle persone sulla scelta di orari e luogo di lavoro può contribuire a a renderle più felici e più produttive.
Permettere di lavorare a distanza rafforza anche l’inclusività: pensate ai vantaggi per genitori con bambini piccoli o per persone con disabilità.
Poter ingaggiare persone che lavorano da zone lontane dalle sedi aziendali semplifica anche il lavoro per chi si occupa di recruitment, ampliando il bacino di candidati disponibili.

5 Semplifichi le gestione delle risorse IT e riduci i costi

Il Cloud e i servizi UCC permettono di virtualizzare i servizi, centralizzarne il controllo e ridurre il numero di fornitori (con tutte le difficolta nel coordinarli e nel controllare i centri di costo).
I vecchi uffici avevano centralini in sede che erano costosi da mantenere e difficili da coordinare. In più i responsabili IT dovevano gestire in maniera separata tutti gli altri servizi di comunicazione (telefonia, fax, mail, cloud).
La tecnologia UCC, grazie al cloud e alla convergenza, permette di erogare tutti questi servizi in maniera unificata. Tutti i servizi di telefonia e di collaboration si trovano nel cloud sicuro del provider e possono essere attivati, disattivati o aggiornati in autonomia e con pochi click dal responsabile IT.
Questo significa, da esempio poter attivare una postazione di lavoro per un nuovo assunto in pochi minuti, anche se questa persona lavora da una sede distante centinaia di chilometri.

6 Adatti i tuoi servizi alle dimensioni del tuo business.

Le aziende hanno sempre più bisogno di flessibilità.
I carichi di lavoro variano nel tempo e richiedono continui aggiustamenti delle risorse. Quante linee servono per rispondere alle richieste dei Clienti? Quanto pago per quelle linee quando non le utilizzo? Come posso attivare un servizio di assistenza telefonica quando i carichi stagionali aumentano (es. un albergo in estate o durante la stagione sciistica; uno studio di commercialisti a ridosso delle scadenze del 730).
L’utilizzo di servizi UCC basati sul cloud permette di aumentare o diminuire le risorse, come le linee telefoniche, in base alle esigenze momentanee della tua azienda.
Queste modifiche possono essere anche applicate in autonomia senza bisogno di richiedere l’intervento di fornitori esterni.

7 Hai servizi sempre aggiornati.

La digitalizzazione ha accelerato i cambiamenti tecnologici.
Le esigenze tecnologiche del mercato e delle aziende cambiano continuamente. Come è possibile garantire l’efficienza della mia infrastruttura tecnologica nel tempo senza sprecare risorse?
Anche in questo caso i servizi UCC possono dare una mano.
I provider più evoluti aggiornano continuamente i loro servizi in cloud e mettono le nuove funzionalità a disposizione delle aziende in tempo reale.

Come scegliere il giusto fornitore di Unified Communications

Il Cloud e i servizi UCC stanno cambiando radicalmente il modo di lavorare nelle aziende.
La domanda di servizi integrati cresce sempre di più e non sempre è semplice individuare il giusto fornitore.

Il primo aspetto da considerare è sempre scegliere un unico provider che gestisca reti fisse e mobili di proprietà, in modo da che erogare servizi di livello professionale e possa fornire garanzie sulla sua infrastruttura di rete.
I servizi UCC permettono una grande flessibilità: la scelta di un fornitore unico offre però più garanzie su integrazione dei servizi, quality of service (QoS) e assistenza.

Ecco un elenco di caratteristiche fondamentali che possono aiutare a individuare un provider di qualità.

• utilizzo di Data Center ridondati che offrano garanzie sulla continuità del servizio
• centralini in cloud basati su piattaforme stabili e sicure, costantemente aggiornate
• capacità di gestire le linee di rete fissa e mobile per offrire prestazioni adeguate e qualità del servizio
• utilizzo di app nativamente integrate con il centralino
• sistemi di criptazione dei dati per telefonate e videoconferenze
• possibilità di monitorare in tempo reale i consumi, il funzionamento e l’utilizzo dei servizi
• possibilità di integrazione con servizi di terzi (ad esempio tramite API)
• trasparenza sui livelli di servizio garantiti (SLA) e per la risoluzione dei guasti
• monitoraggio costante della qualità dei servizi per anticipare eventuali guasti
• servizi di assistenza facilmente raggiungibili e con personale preparato

Con queste garanzie è possibile sfruttare i le Unified Comunications per creare un’infrastruttura ICT a prova di futuro incentrata sulle esigenze reali degli utenti aziendali.