Lavorare meglio, spendere meno, crescere di più: perché le imprese virano sulle piattaforme UCC

Ti sei mai chiesto come semplificare la collaborazione in azienda, ridurre i costi operativi e migliorare l’assistenza ai Clienti, tutto in una sola mossa? La risposta è in una sigla semplice che ha già cambiato il modo di lavorare di moltissime imprese nel mondo: UCC, cioè Unified Communication and Collaboration. Grazie alle piattaforme UCC è possibile gestire i propri strumenti di comunicazione aziendali (chiamate fisse e mobili, videoconferenze, condivisione dello schermo e chat) da un’unica app disponibile da smartphone e PC. L’ideale per chi cerca flessibilità, scalabilità e sicurezza.

Entrare nel mondo delle piattaforme UCC è semplice e porta grandi vantaggi per chi cerca soluzioni solide e scalabili per migliorare la collaborazione e l’assistenza ai Clienti: ecco una serie di validi motivi per adottarle, come stanno già facendo molte aziende nel mondo.

Le piattaforme UCC come motore del cambiamento

Secondo i dati IDC, il mercato mondiale delle comunicazioni e della collaborazione unificata toccherà nel 2028 gli 85 miliardi di dollari con un tasso di crescita annuale composto del 5,7%. I numeri testimoniano la crescente centralità di queste tecnologie nei processi di transizione digitale delle imprese.

Oggi, le piattaforme di Unified Communication and Collaboration sono fondamentali per le aziende che vogliono competere nel mercato. Non sono più solo strumenti per comunicare, ma veri e propri sistemi che permettono nuovi modi di lavorare, collaborare e innovare.

Piattaforme UCC: cosa sono e perché sono sempre più richieste

Le piattaforme UCC sono l’evoluzione diretta dei centralini in Cloud, ma ne ampliano i vantaggi puntando sull’integrazione delle risorse e sulla flessibilità, liberando una volta per tutte il lavoro dai vincoli dell’ufficio fisico.
Le migliori piattaforme UCC uniscono quindi le funzionalità telefoniche dei PBX in Cloud (chiamate, conference call, gestione delle code di chiamata, voice mail e fax) con servizi di collaborazione come videoconferenza, chat, desktop sharing.
Gli utenti possono utilizzare tutte queste funzionalità da PC o smartphone utilizzando un’unica applicazione che ad esempio permette di:

• gestire le chiamate da PC o smartphone
• utilizzare il numero fisso dell’ufficio anche dallo smartphone
• gestire più chiamate di rete fissa e mobile e unirle in una conference call con un clic
• deviare le chiamate a un collega che risponde per noi mentre siamo impegnati (mantenendo l’accesso alle chiamate più importanti)
• condividere lo schermo del PC mentre si sta telefonando
• chattare e scambiare documenti con i Colleghi in maniera sicura
• accedere alle videoconferenze dei propri Colleghi con un clic

Le piattaforme UCC sono erogate dai provider attraverso il Cloud: una soluzione che permette di aggiornare costantemente i servizi e garantire la business continuity.

Lavorare ovunque con più efficienza: i vantaggi pratici delle piattaforme UCC

Questi esempi dimostrano l’importanza delle soluzioni UCC. Ma quali sono gli impatti positivi sul lavoro delle aziende, dalle PMI con poche risorse a disposizione alle grandi realtà con molte sedi distaccate e collaboratori esterni?

Lavorare ovunque

• Smart working strutturato: adottare forme di smart working e lavoro ibrido è ormai indispensabile per le aziende: le soluzioni UCC permettono utilizzare le risorse di comunicazione aziendali da ogni luogo con estrema semplicità. Un anuova postazione di lavoro a distanza può essere attivata in pochi minuti.
• Ufficio diffuso: un’azienda può operare con un modello “centro-periferia”, con una sede centrale più piccola e dipendenti che lavorano da sedi periferiche o da casa, mantenendo una collaborazione efficace attraverso le piattaforme UCC.
• Reattività commerciale: un team di vendita può condurre dimostrazioni di prodotto, negoziazioni e firme contrattuali digitali ovunque si trovi il cliente. Questo accelera il ciclo di vendita e migliora l’esperienza d’acquisto.

Migliorare la qualità del lavoro

• Collaborazione più semplice: la centralizzazione delle comunicazioni in un unico sistema integrato elimina la frammentazione informativa tipica dell’utilizzo di strumenti separati per email, messaggistica, telefonia e videoconferenze.
• Decisioni più rapide e informate: la possibilità di condividere documenti in tempo reale, annotarli collaborativamente e discuterli immediatamente attraverso gli strumenti integrati nelle piattaforme UCC riduce drasticamente i tempi decisionali. Questo significa disporre della capacità di reagire in modo tempestivo a cambiamenti di mercato o a problematiche nella catena di approvvigionamento.

Potenziare l’efficienza aziendale

• Espansione del mercato: le piattaforme UCC consentono a un’azienda di servizi di gestire Clienti in diverse regioni o paesi senza necessità di aprire filiali fisiche. Presentazioni, negoziazioni e supporto tecnico possono essere condotti interamente tramite le UCC, ampliando il raggio d’azione dell’impresa.
• Continuità operativa: come dimostrato già durante la pandemia, le aziende dotate di infrastrutture UCC possono mantenere la piena operatività anche in situazioni di crisi.
• Accesso a talenti globali: Le piattaforme UCC permettono di migliorare la collaborazione da remoto rendendo possibile scegliere collaboratori e dipendenti che vivono ovunque. Grazie alle piattaforme UCC, una piccola impresa manifatturiera in Toscana può quindi collaborare con un designer a Milano e un esperto di marketing a Londra, senza bisogno di spostamenti fisici.

UCC: perché sono indispensabili per transizione digitale nelle PMI

Per una PMI, l’implementazione di una piattaforma UCC può tradursi in risparmi significativi attraverso diversi canali di efficienza operativa. Grazie al lavoro da remoto, reso possibile dalle piattaforme UCC, molte aziende stanno riducendo gli spazi ufficio, diminuendo non solo i costi legati all’affitto o all’acquisto degli immobili, ma anche le spese di gestione come utenze e manutenzione.

L’adozione di sessioni di collaborazione virtuale permette di ridurre le trasferte di lavoro, con conseguente risparmio economico, minore impatto ambientale e migliore utilizzo del tempo.
I processi decisionali vengono accelerati in modo significativo: l’approvazione di un preventivo, che prima richiedeva giorni per scambi email e telefonate, può ora avvenire in un’unica sessione collaborativa.

L’approvazione dei disegni e la risoluzione dei problemi legati ad un progetto di costruzione, è semplificata grazie alle UCC, che facilitano la comunicazione tra architetti, ingegneri e clienti.

In un mercato sempre più variabile, le piattaforme UCC forniscono inoltre resilienza e adattabilità attraverso una scalabilità immediata delle risorse, la capacità di rispondere rapidamente ai cambiamenti di mercato e la garanzia di continuità operativa anche in situazioni di crisi.

Il futuro delle UCC nella transizione digitale

Guardando al futuro, le piattaforme UCC continueranno a evolvere, integrando sempre più funzionalità avanzate. Un esempio significativo è l’Intelligenza Artificiale (IA), che sta trasformando queste soluzioni, con assistenti virtuali che partecipano alle riunioni, sintetizzano informazioni e suggeriscono azioni.

Questa evoluzione si accompagna all’integrazione con l’Internet of Things (IoT), che creerà nuovi scenari di collaborazione, con sensori e dispositivi connessi che forniscono dati in tempo reale durante le sessioni collaborative, evidenziando come le UCC e l’IA siano destinate a diventare sempre più interconnesse e fondamentali per il futuro del lavoro.

Come scegliere il miglior servizio UCC per la tua azienda

Le piattaforme di Unified Communication and Collaboration rappresentano oggi un elemento imprescindibile per qualsiasi strategia di transizione digitale e per questo sono molto richieste dalle aziende. questo trend ha creato un proliferare di proposte che spesso non possono soddisfare le esigenze di affidabilità e sicurezza richiesta dlle aziende.

Come si sceglie un fornitore affidabile di servizi UCC? Ecco alcune caratteristiche indispensabili da ricercare:

• infrastrutture dei rete proprietarie basate su Data Center ridondati che offrano garanzie sulla continuità del servizio e la sicurezza dei dati (anche in ottica GDPR e NIS 2)
• utilizzo di piattaforme stabili e sicure, costantemente aggiornate
• capacità di gestire le linee di rete fissa e mobile per realizzare una vera convergenza e garantire la qualità dei servizi voce
• utilizzo di app dedicate e nativamente integrate con il centralino per garantire performance elevate e semplicità di utilizzo
• sicurezza di telefonate, videocoferenze e chat garantita da sistemi di criptazione dei dati
• possibilità di monitorare in tempo reale i consumi, il funzionamento e l’utilizzo dei servizi
• possibilità di integrazione con servizi di terzi (ad esempio tramite API)
• trasparenza sui livelli di servizio garantiti (SLA) e per la risoluzione dei guasti
• servizi di assistenza rapidi e proattivi facilmente raggiungibili e con personale preparato

Affidarsi a provider specializzati che forniscano garanzie su tutti questi aspetti permette di sfruttare tutti i vantaggi delle piattaforme UCC per realizzare sistemi di comunicazione e collaborazione aziendali efficienti e pronti ad accompagnare il tuo business nel futuro.