UC e centralino cloud per hotel: perché fanno crescere il business

I contatti diretti con i Clienti sono una fonte di reddito indispensabile per hotel e strutture ricettive. Telefono, centralino e sito web aziendali sono fondamentali per migliorare i dati di conversione sulle prenotazioni e aumentare i margini, riducendo i costi per le commissioni degli OTA (come Booking.com o Expedia). I centralini Cloud per hotel, integrati con sistemi di Unified Communication, chatbot AI e gestionali, permettono di aumentare le conversioni, ridurre il numero delle chiamate perse e migliorare i servizi offerti ai Clienti.

Perché oggi, nel mondo dell’ospitalità, ogni dettaglio fa la differenza: una chiamata persa, una comunicazione lenta, un’informazione mancata possono trasformare un ospite soddisfatto in un Cliente deluso.

La potenza dei contatti diretti: i numeri

Nel panorama dell’ospitalità 2024-2025, la disintermediazione è vitale per le strutture ricettive.

Secondo il report SiteMinder Hotel Booking Trends 2025, le prenotazioni dirette rappresentano oggi il terzo canale di ricavo in Italia, con un valore medio di vendita superiore del 60% rispetto alle OTA.

Il vero protagonista della conversione rimane però il canale voce: i dati Revinate evidenziano che le chiamate dirette convertono nel 50% dei casi, generando un valore medio per soggiorno più alto.

L’adozione di sistemi Cloud UC agisce da moltiplicatore su questi numeri:

• Incremento vendite: l’integrazione di canali digitali e voce aumenta le prenotazioni dirette del 25% (Phocuswright).
• Efficienza operativa: il passaggio al cloud riduce i costi di gestione e traffico telefonico fino al 40%.
• Protezione del fatturato: una gestione intelligente delle code elimina il rischio di chiamate perse .

Investire in tecnologie di comunicazione unificata significa, oggi, trasformare ogni singola chiamata in un asset strategico per la redditività.

Stop a chiamate e prenotazioni perse

Il primo rischio concreto? Perdere una prenotazione.

Può capitare che un potenziale cliente telefoni in un momento di particolare affollamento: la reception è occupata con il check-in di un gruppo e la chiamata finisce in segreteria o viene persa. L’ospite, spazientito, si rivolge a un altro albergo.

Un centralino in Cloud instrada le chiamate in modo intelligente e le gestisce con efficienza anche nei momenti più intensi.
Funzioni come la possibilità per un altro addetto, anche in un’area diversa dell’hotel, di rispondere al posto della reception, oppure di mettere in attesa una chiamata e riprenderla da un’altra postazione, aiutano a non perdere opportunità importanti.

Grazie alla convergenza fisso-mobile è anche possibile utilizzare i numeri fissi del centralino sul proprio smartphone rispondendo da qualunque luogo e in qualunque momento.

Integrazione tra centralino cloud e Property Management System

Integrare il centralino con il PMS (Property Management System, cioè il gestionale per alberghi) permette di riconoscere i Clienti, accedere alle loro schede personalizzate e accelerare i tempi di gestione delle chiamate e risoluzione dei problemi.

AI e chatbot per risposte più veloci

Il settore hotel e ricettivettà sta virando verso l’integrazione dell’Intelligenza Artificiale nei sistemi UC.

Secondo le previsioni degli esperti di settore, nel 2026 il 30% delle interazioni telefoniche iniziali negli hotel di fascia alta sarà gestito da Chatbot AI integrati nel centralino, capaci di rispondere a domande frequenti (orari check-in, parcheggio) e passare la chiamata all’operatore umano solo per la chiusura della vendita.

Più efficienza per le comunicazioni del personale

Oltre ai contatti con i clienti, anche la comunicazione interna tra i reparti è spesso una fonte di inefficienze.

In molte strutture, il dialogo tra reception e personale ai piani può essere lento: l’incaricato deve telefonare o usare un walkie-talkie per sapere quali camere sono pronte, quali da rifare, quali libere. Ciò può causare ritardi nella consegna delle stanze o errori nell’assegnazione.

Un centralino in Cloud integrato con strumenti per la gestione alberghiera semplifica questo tipo di comunicazione.

Un pannello web offre alla reception una visione d’insieme dello stato delle camere, mentre i codici servizio consentono al personale dei piani di aggiornare in tempo reale la situazione delle stanze, senza bisogno di ulteriori passaggi.

Semplificare il check-out

Anche al momento del check-out, la comunicazione fa la differenza.

L’ospite non vuole attendere troppo per ricevere il conto e concludere il soggiorno. Se il personale deve ricostruire manualmente le chiamate effettuate dalla camera, si rischiano attese e malintesi.

Con un centralino in Cloud, la fatturazione delle chiamate diventa automatica e precisa.

Funzionalità come la rendicontazione chiamate, che consente di addebitare agli ospiti le telefonate secondo le tariffe dell’hotel, e la personalizzazione del riepilogo spese con il logo della struttura, rendono il servizio più professionale e veloce.

L’efficienza delle comunicazioni interne: il valore della Unified Communication and Collaboration

Il lavoro di squadra tra reception, piani, manutenzione e direzione è fondamentale per garantire un servizio impeccabile. Un sistema con funzioni di UC (Unified Communication) va oltre la semplice gestione delle telefonate: permette al personale di comunicare e collaborare in modo integrato.

Con un sistema UC, ad esempio, è possibile:

• aggiornare in tempo reale un collega della reception su una modifica dell’arrivo di un ospite
• inviare un messaggio rapido alla manutenzione per segnalare un guasto in una stanza, senza telefonate e tempi morti
• coordinare le comunicazioni tra reception e uffici anche quando si trovano in aree diverse della struttura

Tutte queste funzioni possono essere presenti in un’unica soluzione che rende le comunicazioni interne più rapide e il servizio complessivo più efficace.

Un sistema per le comunicazioni che guarda al futuro

Un centralino in Cloud è un sistema telefonico che non richiede un apparecchio fisico nella struttura: tutto funziona tramite Internet, con i dati gestiti su server sicuri e aggiornamenti automatici. Questo significa:

• ridurre i costi di manutenzione e delle apparecchiature fisiche
• avere un sistema flessibile che si adatta alle dimensioni e alle esigenze della struttura
• garantire la protezione dei dati e la conformità al GDPR

Quando si sceglie un fornitore per il proprio centralino in Cloud, non basta guardare al prezzo. È importante valutare la qualità del servizio, la presenza di soluzioni pensate per il settore alberghiero e la disponibilità di un supporto tecnico competente.

I vantaggi concreti del centralino Cloud per hotel e strutture ricettive

Adottare un centralino Cloud per hotel, integrato con le Unified Communication, significa trasformare la comunicazione in un vero alleato operativo.

I vantaggi sono misurabili, sia in termini di efficienza che di qualità del servizio::

• Più tempo per gli ospiti: automazioni e flussi semplificati riducono i carichi ripetitivi e liberano risorse in reception.
• Meno errori, più precisione: ogni informazione è tracciabile e condivisa tra i reparti, senza passaggi a voce o post-it dimenticati.
• Servizio più veloce e reattivo: chiamate e messaggi interni scorrono in tempo reale, migliorando l’esperienza dell’ospite.
• Sistema flessibile e scalabile: si adatta alla stagionalità e alla crescita dell’hotel, senza costi fissi ingombranti o infrastrutture da gestire

Il risultato? Una struttura più agile, un servizio più professionale e un’esperienza d’accoglienza che funziona, dall’arrivo alla partenza.

Centralino cloud per hotel: come scegliere il giusto fornitore

Il Cloud e i servizi UC stanno cambiando radicalmente il modo di lavorare nel settore della ricettività.
Scegliere il giusto fornitore per un centralino Cloud per hotel non è semplice.

Ecco alcuni criteri fondamentali per evitare errori:

• utilizzo di Data Center ridondati e ospitati in Italia che offrano garanzie sulla continuità del servizio
• servizi UC basati su piattaforme stabili e sicure, costantemente aggiornate
• capacità di gestire le linee di rete fissa e mobile per offrire prestazioni adeguate e qualità del servizio
• utilizzo di app nativamente integrate con il centralino
• sistemi di criptazione dei dati per telefonate e videoconferenze
• possibilità di monitorare in tempo reale i consumi, il funzionamento e l’utilizzo dei servizi
• possibilità di integrazione con servizi di terzi (ad esempio tramite API)
• trasparenza sui livelli di servizio garantiti (SLA) e per la risoluzione dei guasti
• monitoraggio costante della qualità dei servizi per anticipare eventuali guasti
• servizi di assistenza facilmente raggiungibili e con personale preparato

Con queste garanzie è possibile sfruttare le Unified Comunications per creare un’infrastruttura ICT a prova di futuro per la tua struttura ricettiva.