Telefoni VoIP e qualità: come ottenere i migliori servizi per la tua impresa

La Telefonia IP e i moderni telefoni VoIP da ufficio stanno cambiando per sempre il mondo delle telecomunicazioni aziendali. Il passaggio dalle linee tradizionali al protocollo Internet è ormai lo standard per le imprese: i vantaggi sono tangibili e aumentano ogni giorno grazie a servizi sempre più innovativi utilizzabili tramite centralinmo virtuale.

• miglioramento della collaborazione tra colleghi in azienda e delle interazioni con i Clienti
• possibilità di effettuare chiamate da qualunque luogo e da qualunque device collegato a internet
• semplificazione e riduzione dei costi per l’installazione di nuove linee
• riduzione dei costi per hardware, manutenzione degli apparati e chiamate
• possibilità di collegare più sedi tramite un unico centralino PBX
• più efficienza e trasparenza, grazie alla possibilità di affidarsi a un unico fornitore per la connettività e per tutti i servizi di telefonia fissa e mobile.

Telefoni VoIP: cosa cambia rispetto a un telefono normale

A differenza del telefono tradizionale (che sfrutta la vecchia rete analogica o ISDN), il telefono VoIP non si collega alla presa telefonica classica ma alla rete internet aziendale. La voce non viaggia più su un circuito dedicato in rame, ma viene trasformata in pacchetti di dati digitali. Questo permette di azzerare i costi delle linee dedicate, usare lo stesso numero su PC o smartphone e integrare funzioni avanzate come videochiamate e presenza dei colleghi.

Una chiave di questa piccola rivoluzione sono i telefoni VoIP o SIP (i due termini sono sinonimi). Come funzionano questi apparati? E soprattutto come scegliere un fornitore di telefonia IP in grado di garantire la qualità del servizio?

Cos’è il VoIP e perché è indispensabile per la tua azienda

Il VoIP sta portando la telefonia nel futuro. Quasi tutte le telefonate a livello mondiale utilizzano ormai questa tecnologia. Per questo è importante conoscerla per sfruttarne al meglio i vantaggi.

La sigla VoIP (Voice over Internet Protocol) indica una tecnologia che permette alle chiamate di viaggiare sulla rete internet in forma di pacchetti dati, senza più utilizzare la tradizionale rete telefonica.

Con il VoIP l’audio telefonico standard viene trasformato in pacchetti digitali che possono essere trasmessi facilmente via Internet.

Il trend verso il VoIP è inarrestabile, perché il protocollo IP risulta più flessibile, economico e innovativo dal punto di vista dei servizi.

I principali fornitori di telecomunicazioni in tutto il mondo hanno avviato da tempo l’eliminazione delle vecchie linee (es. ISDN o POTS) per sostituirle con il protocollo IP.

Anche i segnali dei vecchi telefonici analogici vengono ormai trasformati in IP per poter essere trasportati sulla rete degli operatori.

Cosa sono e come funzionano i telefoni VoIP

I telefoni VoIP sono apparati aziendali abilitati a utilizzare l’Internet Protocol per gestire le telefonate e tutti i servizi di collaborazione evoluti permessi dalle reti IP (come le videoconferenze).

Per individuare il miglior telefono VoIP per la propria attività, non bisogna guardare solo ai marchi, ma comprendere le tre grandi categorie tecnologiche disponibili sul mercato.

Tipologia	Descrizione e Funzionamento	Ideale per
Telefoni Fissi (Hardware)	Apparati fisici da scrivania collegati alla rete LAN, dotati di display (spesso a colori o touch) e tasti programmabili.	Postazioni fisse, reception, uffici direzionali e sale riunioni.
Softphone (Software per PC/Mac)	Programmi da installare su computer o tablet che permettono di telefonare usando cuffie e microfono.	Personale in smart working, uffici operativi e contact center.
App Mobile	Applicazioni dedicate per smartphone che integrano l’interno del centralino aziendale sul cellulare personale o aziendale.	Manager, commerciali e professionisti che lavorano spesso fuori sede.

Qual è la differenza tra telefono VoIP e analogico?

La differenza principale risiede nella modalità di trasmissione della voce. Il telefono analogico traduce i suoni in impulsi elettrici che viaggiano sulla vecchia rete in rame (POTS o ISDN). Il telefono VoIP, invece, converte l’audio in pacchetti di dati digitali che viaggiano sulla normale connessione internet aziendale.

Questa evoluzione tecnologica permette ai telefoni IP di superare i limiti dei vecchi apparati, aggiungendo funzionalità aziendali indispensabili:

• Presenza: controllare in tempo reale sul display (o sul software) se i colleghi sono liberi, occupati o in riunione
• Flessibilità dell’interno: spostare la propria identità telefonica (il numero dell’interno) da un apparato a un altro semplicemente facendo il login, anche in sedi diverse della stessa azienda
• Unified Communications: avviare videochiamate o videoconferenze direttamente dallo schermo dei telefoni abilitati o dal proprio PC.

Come collegare i telefoni VoIP in azienda

I telefoni IP devono essere collegati all’infrastruttura dell’operatore telefonico tramite una connessione internet a banda larga o superiore.

In un’abitazione o nell’ufficio di un professionista con una sola postazione di lavoro, l’accesso di un singolo telefono IP può avvenire in maniera diretta collegando l’apparato fisico alle porte dedicate di router DSL o modem abilitati.

Nelle aziende più strutturate i telefoni IP vengono invece collegati a un PC e quindi alla rete aziendale LAN tramite un cavo Ethernet. Alcuni modelli di telefono IP possono collegarsi anche tramite la rete WIFI. 

I flussi di chiamate possono essere gestiti con la massima efficienza tramite un centralino PBX on premises o virtuale in Cloud. Ogni telefono avrà a disposizione un indirizzo IP privato, come gli altri PC che fanno parte della rete, e potrà essere gestito come uno nodo della rete, tramite uno switch.

L’importanza del cablaggio certificato per la qualità del VoIP

Molto importante, per la qualità della fonia VoIP in una LAN, è avere un cablaggio certificato e switch configurati con VLAN (Virtual Local Area network).

In questo contesto, la VLAN – cioè una rete virtuale che collega gruppi di apparati IP –  permette di creare una rete interna separata per il traffico fonia e quello dati. Se si utilizzano telefoni collegati in WiFi è altrettanto importante creare una rete VLAN certificata dedicata al WiFi o che supporti la QoS.

Creare VLAN dedicate permette di controllare meglio la qualità del servizio di telefonia, garantendo al traffico voce la giusta quantità di banda e le giuste “precedenze”. Una VLAN ben costruita migliora anche le prestazioni complessive della rete aziendale e aumenta la sicurezza, grazie alla possibilità di creare reti separate e protette con diversi livelli di protezione.

Anche per questo motivo è sempre consigliabile affidarsi a un operatore di telefonia infrastrutturato che collabori con System Integrator specializzati in ICT in grado di aiutare le imprese a sviluppare reti di telefonia efficienti.

Requisiti di banda e parametri di rete per la qualità voce

Per garantire una qualità audio eccellente ed evitare fastidiosi problemi come voci metalliche o ritardi nella conversazione, la connessione internet aziendale deve rispettare precisi requisiti tecnici. Non conta solo la quantità di banda disponibile, ma la stabilità complessiva della linea.

In media, una singola chiamata VoIP standard richiede circa 100 kbps di banda simmetrica (sia in download che in upload). Per calcolare la banda minima necessaria alla tua azienda, devi moltiplicare questo valore per il numero massimo di chiamate contemporanee previste.

Di seguito i requisiti minimi e i parametri di rete ideali per assicurare la massima qualità delle telefonate da ufficio:

Parametro di Rete	Valore Ottimale	Impatto sulla Voce
Banda per chiamata	≥ 100 kbps (simmetrici)	Evita la compressione eccessiva dell’audio.
Latenza (Ping)	< 100 ms	Un valore alto causa ritardi e sovrapposizioni nel dialogo.
Jitter	< 20 ms	Misura la stabilità della linea; se elevato, l’audio gracchia.
Packet Loss	0% (< 1% tollerato)	La perdita di pacchetti causa la scomparsa di intere parole.

Cos’è il protocollo SIP e perché è importante per le aziende

Quasi tutti i servizi voce VoIP disponibili sul mercato utilizzano il protocollo SIP (Session Initiation Protocol).

Questo protocollo serve a stabilire, modificare e concludere telefonate tra due o più utenti su una rete IP. Il protocollo descrive anche l’identità univoca dei partecipanti alla conversazione.

Ogni utente che utilizza un telefono IP, fisico o virtuale, deve essere dotato di un’utenza SIP univoca, simile a un indirizzo email (es. sip: username@dominio.com), che permette di identificare il telefono sulla rete ovunque si trovi.

Per consentire di registrarsi e accedere al servizio, l’operatore deve fornire dati di autenticazione come user name e password che identificano l’utente e proteggono le connessioni.

SIP Trunk e chiamate virtuali

Le vecchie linee ISDN basate su doppini in rame stanno gradualmente sparendo.

Le più moderne comunicazioni tramite VoIP utilizzano invece il SIP Trunk, una tecnologia basata sul protocollo SIP che permette agli operatori di fornire alle aziende linee telefoniche virtuali attraverso una semplice connessione internet.

Utilizzando il SIP Trunk gli operatori possono collegare uno o più canali voce al centralino PBX del Cliente (on premise o virtuale).
I sistemi SIP Trunk, in questa fase di transizione, permettono anche di collegare le vecchie linee ISDN alla rete IP e farle funzionare in parallelo con le linee all-IP.

Come utilizzare i telefoni analogici con il VOIP

Anche i telefoni analogici possono essere utilizzati in modalità VoIP. Per farlo è possibile installare un gateway VoIP che faccia da adattatore e permetta di convertire i segnali telefonici analogici in pacchetti di dati digitali.

In questo modo è possibile utilizzare il VoIP su telefoni analogici già esistenti in azienda.

Questo tipo di soluzione può favorire un graduale passaggio al VoIP senza investimenti hardware, ma non permette di sfruttare tutti i servizi disponibili con le soluzioni di telefonia IP.

Semplificare la gestione delle linee e ridurre i costi con i telefoni VoIP

Tra i principali vantaggi dei telefoni IP figurano la semplicità di gestione e la riduzione dei costi:

• aggiungere o eliminare utenti e collegarli a un centralino è più semplice
• non servono collegamenti telefonici dedicati per connettere un telefono IP alla rete, ma è sufficiente un unico cavo Ethernet per telefono e PC
• la configurazione e l’aggiornamento dei telefoni possono essere gestiti a distanza
• le impostazioni vengono memorizzate dal telefono e restano quindi attive se il telefono viene spostato e ricollegato
• i numeri di rete fissa possono funzionare anche su PC o smartphone, senza bisogno di acquistare apparati di telefonia fissa dedicati.

Come funziona un telefono VoIP cordless

Molte persone nelle aziende utilizzano telefoni cordless per muoversi liberamente tra gli uffici e restare reperibili.
Esistono due tipi di telefoni cordless: quelli che utilizzano il WIFI per connettersi direttamente alla rete aziendale e quelli che hanno una base radio (DECT) collegata in ethernet al router.

Nel primo caso consigliabile attivare una rete WIFI dedicata esclusivamente alla telefonia. Anche su questo punto potrebbe essere utile affidarsi a un System Integrator specializzato in ICT per individuare le soluzioni più appropriate.

Integrazione Mobile: come collegare lo smartphone al centralino VoIP

L’evoluzione tecnologica dei centralini IP e Cloud ha introdotto nel mondo B2B il concetto di FMC (Fixed-Mobile Convergence), ovvero la convergenza fisso-mobile. Questa tecnologia permette di migliorare drasticamente la reperibilità delle persone e ridurre i costi aziendali, eliminando i tradizionali telefoni cordless da ufficio.

Ma all’atto pratico, come si collega lo smartphone al centralino VoIP dell’azienda?

Il collegamento non richiede interventi hardware. Avviene interamente tramite software: è sufficiente installare sullo smartphone un’applicazione dedicata (un softphone mobile) fornita dall’operatore. Una volta inserite le credenziali di autenticazione SIP, lo smartphone si registra sul centralino aziendale sfruttando la connessione internet (Wi-Fi o rete dati 4G/5G), diventando a tutti gli effetti un interno aziendale radiocollegato.

Grazie a questa integrazione, servizi come l’app Vianova One trasformano il cellulare in uno strumento di lavoro completo. La gestione delle comunicazioni aziendali diventa immediata, anche quando ci si trova fuori ufficio o all’estero:

Come ottenere un servizio di telefonia VoIP di alta qualità

Contare su servizi voce efficienti e sicuri è fondamentale per un’azienda.
Voci gracchianti, buchi di fonia e chiamate che si interrompono: un servizio voce che funziona a singhiozzo ostacola la collaborazione e può danneggiare l’immagine aziendale.

In passato questi malfunzionamenti venivano erroneamente identificati con la tecnologia VoIP. Il nodo cruciale è invece nella gestione della connettività da parte dell’operatore.

A fare la differenza per la telefonia IP sono la quantità di banda disponibile per la voce e, soprattutto, la capacità di gestione del traffico sulla rete da parte degli operatori per garantire la qualità del servizio (QoS).

Ecco cosa valutare per scegliere un servizio di alto livello.

Cos’è un Codec e perché è importante per la qualità delle tue telefonate

Un Codec è un software che si occupa di codificare e decodificare il segnale audio durante una telefonata VoIP. Più nello specifico, trasforma le onde sonore della voce in pacchetti di dati digitali per permetterne il viaggio sulla rete internet e, una volta giunti a destinazione, compie il processo inverso per renderli nuovamente udibili.

Il CODEC determina quanto viene compresso il segnale per farlo viaggiare sulla rete dati:

• Una compressione elevata occupa meno banda ma riduce la qualità della voce (rendendola “cupa” o metallica).
• Una compressione ridotta (come nei codec a banda larga o HD) richiede più banda ma offre una qualità audio cristallina, del tutto identica a una conversazione dal vivo.

l’adozione di una soluzione professionale come Vianova SIP Trunk permette alle aziende di sfruttare i migliori Codec disponibili sul mercato, garantendo canali voce sempre fluidi e ad altissima fedeltà.

Un circuito dedicato per dare la precedenza al traffico voce

Per evitare la perdita di parole o fastidiosi ritardi, i pacchetti voce devono arrivare a destinazione nel giusto ordine e senza interruzioni.

Un operatore orientato al mercato B2B deve gestire questo traffico con estrema cura, assicurando una bassa variabilità della latenza (jitter).

La condizione ideale per blindare la qualità della fonia aziendale consiste nel far viaggiare il traffico IP su un circuito logico distinto e dedicato con banda minima garantita. In questo modo si azzera la compressione distruttiva dei Codec e si assicura la precedenza assoluta ai pacchetti voce rispetto al normale traffico dati (come la navigazione web o i download), in qualsiasi situazione di carico della rete.

Continuità del servizio e protezione dei dati: come rendere sicuri i telefoni VoIP

Quando si sceglie un fornitore di telefonia è necessario valutare anche l’elemento sicurezza. Questo è fondamentale per la business continuity e la protezione dei dati.

La rete dell’operatore e gli apparati per erogare i servizi di telefonia devono essere completamente ridondati per assicurare la continuità del servizio. I server e gli apparati devono anche essere monitorati 24 ore su 24 da tecnici specializzati per anticipare eventuali disservizi.
Il fornitore dovrebbe anche rispettare gli standard europei sulla protezione dei dati per la privacy e il GDPR.

La seconda questione riguarda la sicurezza del traffico voce.

Fintanto che le chiamate restano sulla rete privata del Cliente e sulla centrale dell’operatore la sicurezza delle chiamate è prossima al 100%.

Quando invece il traffico telefonico viaggia sulla rete pubblica di internet può essere intercettato e “catturato” da eventuali hacker (esiste un fenomeno chiamato voice phishing).

Per proteggere questi dati, gli operatori utilizzano contemporaneamente due protocolli di criptazione: TLS per tutte le comunicazioni su internet e SRTP, per mettere in sicurezza il traffico voce.

Esistono tanti modelli di telefoni IP che rispondono alle esigenze di tutte le tipologie di impresa e che permettono, in combinazione con i centralini che utilizzano la stessa tecnologia, di accedere a servizi innovativi.
Qualunque sia il modello di telefono scelto, il segreto della loro efficienza è sempre lo stesso: la qualità del servizio offerto dall’operatore.

Domande Frequenti sui Telefoni VoIP

Come funziona un telefono VoIP senza computer?

telefoni VoIP fisici (hardware) sono dispositivi del tutto indipendenti dal PC. Si collegano direttamente alla rete locale aziendale (LAN) tramite un normale cavo Ethernet o via Wi-Fi. All’interno dell’apparato è presente una scheda di rete e un microprocessore che gestisce autonomamente la connessione al centralino Cloud o al SIP Trunk, permettendo di telefonare anche a computer spento.

Cosa succede al telefono VoIP se salta la connessione Internet?

In caso di blackout della rete internet, un sistema VoIP professionale non isola l’azienda. Centralini Cloud e soluzioni di SIP Trunk avanzate integrano sistemi di Business Continuity automatici. Se la connessione principale si interrompe, il traffico telefonico viene reindirizzato all’istante su una linea di backup (es. 4G/5G o seconda linea fissa) o inoltrato automaticamente sulle app mobile dei dipendenti, garantendo la continuità assoluta del servizio.

È possibile mantenere il vecchio numero con il VoIP?

Assolutamente sì. Il passaggio alla telefonia IP non comporta la perdita dei contatti aziendali. È possibile trasferire i vecchi numeri di rete fissa (sia linee singole che archi di numerazione complessi come i GNR) al nuovo operatore VoIP attraverso la procedura di Number Portability. Il passaggio viene concordato e gestito tra gli operatori senza causare interruzioni del servizio per l’azienda.

Devo cambiare tutti i telefoni dell’ufficio per passare al VoIP?

No, non è obbligatorio sostituire l’intero parco macchine. Se l’azienda possiede già telefoni analogici o un vecchio centralino tradizionale e vuole evitare investimenti hardware immediati, è possibile installare un gateway VoIP (adattatore ATA). Questo dispositivo converte il segnale analogico in digitale, permettendo ai vecchi apparati di funzionare sulla nuova linea IP. In alternativa, si può passare al VoIP a costo zero sfruttando i softphone su PC e le app su smartphone.

Il fax e il POS aziendale funzionano con la telefonia IP?

Sì, ma richiedono configurazioni specifiche. I vecchi fax e i terminali POS tradizionali sono nati per la rete analogica. Per farli funzionare correttamente sul VoIP è necessario utilizzare un gateway analogico che supporti il protocollo T.38 (specifico per i fax). Tuttavia, per la massima efficienza e stabilità, la scelta ideale per le aziende moderne è il passaggio al Fax Virtuale (Mail to Fax) e a POS di nuova generazione nativi IP o Wi-Fi.